2. Bestuur, toezicht en medezeggenschap

De RvB houdt zich aan de gedragscode van de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. 

Beide bestuurders hebben diverse bij‑ en nascholingstrajecten gevolgd en benadrukken het belang van voortdurende professionele ontwikkeling.

De RvT is verantwoordelijk voor het vaststellen van de bezoldiging van de RvB. Deze bezoldiging, inclusief alle bijbehorende componenten, voldoet aan de eisen van de Wet Normering Topinkomens (WNT). De hoogte van de bezoldiging is gebaseerd op de vastgestelde klasse-indeling(klasse IV), zoals door de RvT in december 2025 bepaald. De bezoldigingsgegevens van de RvB zijn opgenomen in de jaarrekening over 2025.

De heer Y. (Yonas) Tewelde en de heer J. (Johan) Dusseljee hebben in 2025 zowel individueel als gezamenlijk een jaargesprek gevoerd met de remuneratiecommissie van de RvT. Tijdens deze gesprekken is gereflecteerd op het functioneren van de RvB, de voortgang van de beleidsuitvoering en de wijze waarop beide bestuurders – afzonderlijk en gezamenlijk – invulling hebben gegeven aan de besturing van Vanboeijen. Daarnaast heeft de remuneratiecommissie met de RvB gesproken over de lange termijn ontwikkelingen voor Vanboeijen.

Vanboeijen hanteert geen vaste onkostenregeling voor leden van de RvB. Gemaakte kosten kunnen worden gedeclareerd overeenkomstig het reglement onkostenvergoeding, aannemen van geschenken, vergoedingen en uitnodigingen RvB. Dit reglement is in 2025 geactualiseerd en is beschikbaar via de website van Vanboeijen. De gedeclareerde onkosten zijn opgenomen in de jaarrekening over 2025.

De samenstelling van de RvT is in 2025 niet gewijzigd. Met ingang van 1 januari 2026 vindt er een wijziging plaats. De openbare werving en selectieprocedure voor de werving van één nieuw RvT-lid per 1 januari 2026 is eind 2025 succesvol afgerond. De CBR, CVR en OR hebben een positief advies uitgebracht op het profiel en ook positief geadviseerd over de benoeming van de voorgedragen kandidaat: mevrouw T.C. (Nynke) Boonstra. Zij komt in de plaats van mevrouw E.J. (Evelyn) Finnema die per 31 december 2025 regulier is afgetreden.

De RvT hecht veel waarde aan voortdurende deskundigheidsontwikkeling. Alle activiteiten die de leden in dit kader hebben gevolgd, worden jaarlijks gedeeld met de NVTZ en vervolgens gepubliceerd op de website van de NVTZ.

De RvT heeft in het verslagjaar zes reguliere vergaderingen met de RvB gehouden. Tijdens deze bijeenkomsten zijn alle onderwerpen behandeld die krachtens de statuten en reglementen van Vanboeijen aan de orde dienen te komen. Daarnaast hebben enkele extra vergaderingen met de RvB plaatsgevonden in verband met de overname van een deel van de voormalige Stichting De Trans.

De voorzitter van de RvT heeft maandelijks informeel overleg gevoerd met de RvB.

Een afvaardiging van de RvT heeft tweemaal deelgenomen aan het strategisch overleg tussen de RvB en vertegenwoordigers van de diverse gremia.

Voorts heeft de RvT, in afvaardiging, aan de volgende overlegmomenten deelgenomen:

• Ondernemingsraad (OR): tweemaal is een themabijeenkomst bijgewoond in het kader van het formele overleg met de RvB.
• Centrale bewonersraad (CBR): tweemaal is een formele overlegvergadering met de RvB bijgewoond.
• Centrale verwantenraad (CVR): eenmaal heeft een gesprek plaatsgevonden met een afvaardiging van de CVR, op verzoek van de CVR en zonder aanwezigheid van de RvB.

De RvB heeft de RvT gedurende de vergaderingen, en waar nodig tussentijds, voorzien van alle relevante informatie, zodat de RvT zijn toezichthoudende taak op adequate wijze kon uitoefenen. Bij het ontstaan van mogelijke risico’s is de RvT tijdig door de RvB geïnformeerd. In het afgelopen jaar zijn onder meer thema’s besproken die verband hielden met de strategische koers waaronder de samenwerking met externe organisaties. En specifiek is veel aandacht besteed aan de overname van een deel van de voormalige gehandicaptenzorgorganisatie De Trans.

Conform de statuten, reglementen en het geldende informatieprotocol ontvangt de RvT alle relevante notities, brieven, beleidsvoorstellen en plannen van Vanboeijen. De RvB informeert de RvT schriftelijk over voor de raad belangrijke aangelegenheden en verstrekt daarnaast ieder kwartaal een integrale kwartaalrapportage.
Daarnaast vormen de werkbezoeken van de RvT en het miniatuurbezoek van de commissie Kwaliteit en Veiligheid een aanvullende en waardevolle bron van informatie voor de RvT.

De RvT kent drie vaste commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie en de commissie Kwaliteit en Veiligheid. Daarnaast kunnen voor specifieke onderwerpen tijdelijke commissies worden ingesteld.

• De remuneratiecommissie is tweemaal bijeen gekomen.
• De auditcommissie is viermaal bijeen gekomen.
• De commissie Kwaliteit en Veiligheid is driemaal bijeen gekomen.

De RvT-leden vervullen geen hoofdfuncties of nevenfuncties die in strijd zijn met de belangen van Vanboeijen. De onafhankelijkheid van de toezichthouders is daarmee geborgd, zodat zij zonder last of ruggespraak kunnen functioneren.

De RvT evalueert jaarlijks zijn eigen functioneren, deels in aanwezigheid van de RvB en de bestuurssecretaris en één keer per drie jaar onder externe begeleiding. Aan het begin van ieder kalenderjaar vindt deze jaarlijkse zelfevaluatie plaats over het voorgaande verslagjaar. De zelfevaluatie over 2025 is op 4 maart 2026 uitgevoerd, ditmaal onder externe begeleiding van mevrouw M. (Marilieke) Engbers.

De RvT heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de RvB:

• De jaarrekening en het jaardocument 2024
• De begroting 2026
• De overname van een deel van de voormalige De Trans
• De basisafspraken inzake de overname van een deel van de voormalige De Trans tussen Cosis – Vanboeijen 
• De aankoop van de locatie Argusvlinder 2a/b in Meppel
• De aankoop van de locatie Broekhuizen
• De uitbreiding op locatie Geelbroek van 18 naar 24 woonplekken dagbesteding voor 24 bewoners en een nieuwe inrichting van het terrein.
• De herbenoeming accountant voor een periode van 3 jaar.

De RvT heeft de volgende zaken vastgesteld:

• De werving en selectieprocedure en het profiel voor één nieuw te werven RvT lid per 1 januari 2026
• De klasse indeling voor 2025 in klasse IV
• De bezoldiging van de RvB en honorering RvT voor 2026
• Het geactualiseerde reglement onkosten aannemen geschenken en uitnodigingen RvB
• De geactualiseerde werkwijze stagiaire RvT
• Het rooster van aftreden per 1 januari 2026

Het werkbezoek van de RvT op 25 juni omvatte een bezoek aan de woonlocatie Terreplein, gericht op de ouderendoelgroep, alsmede een bezoek aan de dagbestedingslocatie Kloosterveste, waar voornamelijk creatieve dagbestedingsgroepen zijn gehuisvest.

Het tweede werkbezoek van de RvT vond plaats op 6 november en betrof de locatie Broekhuizen, een woon- en dagbestedingslocatie voor de doelgroep complexe zorg, welke inmiddels door Vanboeijen is aangekocht.

Daarnaast heeft de commissie Kwaliteit en Veiligheid op 19 november een miniatuurbezoek afgelegd aan de locatie BBLweg 9/11 in Assen, eveneens een locatie waar cliënten met complexe zorg wonen.

Alle vertegenwoordigers van bewoners en cliënten zijn lid van de CVR. Uit de leden wordt een bestuur gekozen. Eind 2025 was de samenstelling van het CVR-bestuur als volgt:

• Gea de Groot (voorzitter)
• Elly van der Meer
• Marita Smelter
• Stieneke Groeneveld
• Jan van der Linden
• Leo Gerrebrands
• Peter van Helsdingen

De CVR wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris Janny Korsaan.

Overleggen van het CVR-bestuur
Overleg van het CVR-bestuur gebeurt hoofdzakelijk via Teams (in 2025 was dat 12 keer). Afstemming over bepaalde onderwerpen gebeurde ook regelmatig via de mail. Tijdens de Teams overleggen werden o.a. de formele overleggen met de RvB voorbereid.

Overlegvergaderingen met de RvB
In 2025 vonden er zes overlegvergaderingen plaats met de RvB, waarvan één overleg via Teams.
Bij deze vergaderingen is ook de bestuurssecretaris aanwezig en afhankelijk van het onderwerp ook andere medewerkers van Vanboeijen. Tijdens één van deze formele overleggen werd het overleg en de samenwerking tussen de CVR en de RvB geëvalueerd.
Voorafgaand aan vier overlegvergaderingen vond er een zorginhoudelijk overleg plaats over inzage in medisch dossier, ontwikkelingen en voortgang op huisvestingsbeleid, werken in cirkels en verhuisbewegingen.

De CVR heeft in 2025 een aantal adviesaanvragen en/of instemmingsverzoeken van de RvB ontvangen. In de tabel hieronder staat over welke onderwerpen dat ging en wat de reactie van het CVR-bestuur was.

De CVR heeft in 2025 vertrouwelijke informatie van de RvB gekregen, die we niet met onze achterban mochten delen, omdat daar strenge afspraken en boetes aan verbonden zijn. Dit betrof de overname van een deel van De Trans. Wij vinden dit als CVR heel lastig, omdat de impact op de organisatie erg groot is, en we juist dan onze achterban graag willen horen. Vanboeijen kon echter niet veel anders dan dit onder embargo met ons delen. De CVR heeft er bij de RvB op aangedrongen om zo snel mogelijk openheid van zaken te geven.

De CVR is van mening dat voor optimale medezeggenschap het een voorwaarde is dat de zorgmanagers en sectormanagers goed op de hoogte moeten zijn van de medezeggenschapsregeling. Nog te vaak worden plannen gemaakt of besluiten genomen die eerst aan de lokale raden hadden moeten worden voorgelegd. Dit gebeurt meestal niet bewust, maar vooral vanuit onwetendheid.

• Twee bestuursleden zitten namens de CVR in de financiële commissie en hebben structureel overleg met o.a. één lid van de RvB.
• CBR: contact met de CBR verliep via de mail of de coach van de CBR over onderwerpen zoals de jaarrekening, begroting en de evaluatie van de medezeggenschapsregeling.
• OR: voorzitters van de CVR en OR hadden telefonisch contact over onderwerpen.
• RvT: een delegatie van de CVR had in 2025 een gesprek met een delegatie van de RvT.
• Strategisch overleg: afvaardigingen van de CVR waren vertegenwoordigd op de strategische overleggen in april en oktober.

Het CVR-bestuur vindt het belangrijk om goed in contact te zijn met zijn achterban, de verwanten en vertegenwoordigers.

Uit de reacties op een enquête van de CVR werd duidelijk dat de gebruikelijke voor- en najaarsbijeenkomsten niet meer de manier bleken te zijn waarop verwanten door de CVR geïnformeerd willen worden of in gesprek willen met de CVR. Mail en het verwantenpanel zijn daarvoor in de plaats gekomen; makkelijk en snel. Het verwantenpanel wordt ingezet om de mening over actuele thema’s te horen. In juli werd hiermee tijdens de laatste achterbanbijeenkomst al geoefend. De aanwezige verwanten vonden het makkelijk om er mee om te gaan.

Het CVR-bestuur heeft op verschillende manieren gedurende het jaar contact gehad met verwanten/lokale raden. Zo werd het CVR-bestuur gebeld en gemaild met vragen en opmerkingen. Ook zijn er regelmatig nieuwsbrieven naar de achterban gestuurd.
Contactpersonen van de lokale raden werden o.a. benaderd over de vernieuwde regeling voor de lokale raad en over het maken van een locatie jaarplan.

De CVR dankt alle verwanten, vrijwilligers en medewerkers. Met elkaar zorgen we voor een goede kwaliteit van zorg voor de bewoners en cliënten van Vanboeijen. Dit wordt bijzonder gewaardeerd door het CVR-bestuur.

Ook dit jaar wil de ondernemingsraad (OR) deze terugblik starten met het uitspreken van oprechte waardering voor alle medewerkers die, ondanks de uitdagingen en de krapte op de arbeidsmarkt, ook dit jaar weer met veel toewijding en hard gewerkt hebben aan de zorg- en dienstverlening aan de bewoners en cliënten.

De OR wil samen met de RvB vanuit ieders rol en verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen medewerkers, organisatie bewoners en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin zij op professionele wijze kunnen werken en waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat.

In 2025 heeft de OR zes keer formeel overlegd met de RvB en de manager HR. Stand van zaken verzuim en stand van zaken organisatieontwikkelingen en stand van zaken financiën waren vaste agendapunten. 

Zowel in het voor- als in het najaar vonden strategische overleggen plaats, waarin RvB, delegaties van de RvT, de CVR, CBR, OR en ZAR bijeen komen. Tijdens het voorjaarsoverleg is gesproken over ‘Gezond leven’ (duurzaamheid en vitaliteit). In het najaarsoverleg was het gespreksthema ‘Samenwerking met partners’. 

Het dagelijks bestuur èn voorzitters van de OR-commissies (DB+) vergaderde zes keer met de sectormanagers. Doel van het overleg is elkaar wederzijds informeren over lopende onderwerpen op sectorniveau.

De commissie HR en kwaliteit van de OR overlegde één keer per kwartaal met de manager HR over onderdelen van het personeelsbeleid en kwaliteit. Maandelijks werd de commissie door de manager HR informeel bijgepraat en één keer per twee maanden over de personele inzet. door de manager financiën & control en plan & flex.

De commissie financiën en organisatieontwikkelingen sprak één keer per kwartaal met de heer Dusseljee (lid RvB en verantwoordelijk voor de portefeuille bedrijfsvoering) en de manager financiën & control over financieel gerelateerde onderwerpen, zoals de kwartaalrapportage, de begroting en de jaarrekening.

De OR werd twee keer per jaar door de transitiemanager en de programmamanager vastgoed bijgepraat over de ontwikkelingen rondom vastgoed.

Drie keer per jaar is een OR-delegatie bijgepraat over de kanslijnen 2 en 5.

In april en december sloot een delegatie van de RvT aan bij het formele overleg tussen de RvB en OR. In april was het voornaamste agendapunt ‘Samenwerking met andere organisaties’, één van de tien speerpunten/thema’s van de strategische koers. De zorg is de laatste jaren erg veranderd en er komen ingewikkelde vraagstukken op ons af. De middelen zullen minder worden, de zorgvraag neemt toe en wordt specifieker. Hoe kunnen we de vraagstukken van de komende jaren pareren? Wat is er nodig om kwaliteit van zorg en van werk, ook in de toekomst op peil te houden.

In november is gesproken over Hoe kunnen we het goede gesprek voeren en daarmee de achterdeur gesloten houden met betrekking tot behoud van personeel? Hoe binden we na het “Warme welkom” medewerkers langer aan onze organisatie? 

Twee keer per jaar stemt een OR-delegatie af met de ZAR over diverse medezeggenschapsvraagstukken.

Een OR-delegatie heeft gebruik gemaakt van het vergezelrecht bij het bezoek van de Arbeidsinspectie  De Arbeidsinspectie deed een landelijk onderzoek naar arbeidsrisico’s van nachtarbeid; hoe hebben organisaties het werken in de nacht georganiseerd in relatie tot de wetgeving.

In Nederland is afgesproken dat alle zorgorganisaties in 2030 rookvrij zijn. Twee OR-leden participeren in de werkgroep rookbeleid.

In 2025 is eraan gewerkt het contact met de achterban verder uit te bouwen. Elk OR-lid heeft een aantal locaties aan zich gekoppeld gekregen en de teams zijn gevraagd de naam van een aandachtsfunctionaris door te geven, zodat er een korte lijn kan worden gemaakt tussen OR en achterban. De OR heeft regelmatig informatiebulletins op intranet geplaatst. Daarin kregen de medewerkers in het kort toegelicht waarmee de OR zich bezig heeft gehouden. Op deze manier hopen we nog meer medewerkers te bereiken en betrekken bij de OR.

De OR bestaat uit dertien gekozen personen.

• Structuuraanpassing primair proces
• Structuurwijziging afdeling informatievoorziening
• Verpleegkundig begeleider
• Overname van een deel van De Trans
• Gecombineerd wonen en werken in cirkels (deze adviesaanvraag was gecombineerd met het instemmingsverzoek 8-uurs diensten)
• Deelname Fris

De OR heeft, met hier en daar een aantal aanvullende adviezen, positief geadviseerd.

• 8-uurs diensten
• Aanblijfbonus
• Contractuitbreidingsbonus
• Inschaling cirkels; na vragen van onder andere de OR is dit instemmingsverzoek aangehouden.
• Aanpassing routeplanner voor berekening woon- werkafstanden
• Fietsleaseregeling en companypass

De OR heeft, met hier en daar een aantal aanvullende adviezen, ingestemd met alle instemmingsverzoeken.