2.1 Normen voor goed bestuur
Vanboeijen heeft een tweehoofdige raad van bestuur (RvB) en een raad van toezicht (RvT) die in 2023 uit zes leden bestond.
De RvB en RvT vinden goed bestuur en toezicht belangrijk en hanteren hiervoor, naast de statuten en reglementen, de Governancecode Zorg als norm. De RvB en de RvT streven naar een optimale invulling van deze code.
De RvT richt zich primair op de belangen van bewoners, cliënten en medewerkers en op de continuïteit en professionaliteit van de organisatie in de bestaande maatschappelijke context. De RvT doet dat vanuit de eigen visie op toezicht.
De volgende reglementen zijn geactualiseerd, opnieuw vastgesteld en vigerend per 12 december 2023:
- Reglementen commissies RvT
- Conflictregeling RvT-RvB
De volgende reglementen zijn dit jaar opgesteld en vastgesteld en vigerend per 1 januari 2024:
- Reglement onkostenvergoeding, aannemen geschenken, vergoedingen en uitnodigingen RvB
- Reglement onkostenvergoeding, aannemen geschenken, vergoedingen en uitnodigingen RvT
2.2 Raad van bestuur
De tweehoofdige RvB van Vanboeijen bestaat uit de heer Y. (Yonas) Tewelde, voorzitter van de RvB,
en de heer J. (Johan) Dusseljee, lid van de RvB.
Vanuit een gedragen visie en missie geeft de RvB leiding en richting aan Vanboeijen. Dit vindt plaats in een goede samenwerking met de MT-leden, managers ondersteunende diensten, de centrale bewonersraad (CBR), de centrale verwantenraad (CVR), en de ondernemingsraad (OR).
Over het gevoerde beleid en het handelen legt de RvB intern verantwoording af aan de RvT.
De nevenfuncties van de RvB in 2023 met goedkeuring van de RvT zijn:
De heer Y. (Yonas) Tewelde:
- Lid RvT bij de Hanzehogeschool Groningen
- Voorzitter RvC bij Wold en Waard
- Lid Bestuurlijke Advies Commissie goed bestuur VGN
- Lid Bestuur Ondernemers Fonds Assen
De heer J. (Johan) Dusseljee:
- Lid RvT, vicevoorzitter en lid auditcommissie bij ZINN
- Lid Bestuurlijke Advies Commissie bedrijfsvoering VGN
- Lid Adviescommissie voor Arbeidszaken VGN
Gedragscode
De RvB houdt zich aan de statuten en reglementen van Vanboeijen, de Governancecode Zorg en de gedragscode van de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg.
Accreditatie en scholing
De heer J. (Johan) Dusseljee is eind 2022 door de NVZD geaccrediteerd en de heer Y. (Yonas) Tewelde heeft zijn accreditatie in januari 2023 afgerond. Beide bestuurders onderschrijven het belang van leren en ontwikkelen en hebben in 2023 uiteenlopende bij- en nascholingsactiviteiten gevolgd.
Bezoldiging raad van bestuur
De RvT is als werkgever van de RvB verantwoordelijk voor het vaststellen van de bezoldiging van de RvB. Inclusief alle WNT-componenten is deze in lijn met de Wet Normering Topinkomens en de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Deze is gebaseerd op de klasse indeling (klasse IV) en is door de RvT in december 2023 vastgesteld. De bezoldiging van de RvB is vermeld in de jaarrekening 2023.
Jaargesprek
De heer Y. (Yonas) Tewelde en de heer J. (Johan) Dusseljee hebben in 2023 met de remuneratiecommissie van de RvT ieder een individueel en een gezamenlijk jaargesprek gevoerd. In deze gesprekken is gereflecteerd op het functioneren van het bestuur, de voortgang van de uitvoering van de strategie alsmede de wijze waarop de RvB individueel en gezamenlijk invulling heeft gegeven aan de besturing van de organisatie besproken. Ook heeft de remuneratiecommissie met de RvB gesproken over de lange termijn ontwikkelingen van de organisatie mede op basis van feedback vanuit het accreditatietraject.
Bestuurskosten
Vanboeijen kent geen vaste onkostenvergoeding voor leden van de RvB en de RvT. Gemaakte onkosten kunnen worden gedeclareerd. De declaraties van de RvB van 2023 zijn gecontroleerd en getekend voor akkoord door de voorzitter van de RvT. Zie ook de jaarrekening voor een nadere toelichting hierop.
2.3 Raad van toezicht
De RvT is verantwoordelijk voor goed toezicht, werkgeverschap en is adviseur en sparringpartner voor de RvB, waarbij de RvB ook adviseur en sparringpartner is van de RvT.
De RvT legt extern verantwoording af over zijn handelen door goedkeuring te verlenen aan het maatschappelijk jaarverslag, inclusief de jaarrekening.
Samenstelling
De RvT bestaat uit 6 leden. In 2023 hebben er twee wisselingen plaatsgevonden in de samenstelling van de RvT.
Per 1 mei 2023 zijn er twee RvT-leden regulier afgetreden, te weten de heer J.S. (Hans) Reinders, tevens de voorzitter van de RvT en de heer E.H.J. (Evert) Uitentuis tevens vicevoorzitter van de RvT. Per 1 mei 2023 zijn er twee nieuwe RvT-leden benoemd: de heer B.N. (Bob) Goeree en mevrouw E. (Emma) van Reijmersdal. Per 1 mei 2023 is mevrouw L. (Loes) Kater benoemd als voorzitter van de RvT en de heer J. (Jan) Schaart als vicevoorzitter van de RvT.
De RvT maakte in 2023 ruimte voor een stagiaire, mevrouw C. (Charlene) Sanders van ’t Ende. Zij is 1 december 2022 gestart en haar stage liep tot 1 december 2023. Zij volgt de opleiding “Oriëntatiesessies aankomende toezichthouders” van de NVTZ, voor meer diversiteit binnen raden van toezicht. Deze stage maakte onderdeel uit van de opleiding.
Samenstelling RvT vanaf 1 januari 2023:
| Naam | Benoeming | (Neven)functies |
| De heer prof. em. dr. J.S. Reinders | 26-3-2016 Afgetreden per 01-05-2023 |
Geen nevenfuncties |
| De heer drs. H.F. Schoep, MMC | 26-3-2016 | - Organisatieadviseur en (interim- en project)manager in de zorg, overheid en gerelateerde sectoren voor Schoep Organisatieadvies & Management |
| De heer E.H.J. Uitentuis, MHA | 30-3-2016 Afgetreden per 01-05-2023 |
- Penningmeester Stichting Disability Support International - Penningmeester Stichting Vrienden van Georgië - Bestuurslid Fundatia Viata Deminitate (Urlati-Roemenië) - Lid Europese gesprekskring “Orte Zum Leben” |
| De heer drs. J. Schaart, MHA | 1-1-2017 | - Lid Raad van Bestuur Dokter Drenthe - Lid Beleidsadviescommissie Acute Zorg Ineen - Lid Raad van Toezicht ELD Midden Nederland |
| Mevrouw dr. L. Kater, MBA | 1-1-2018 | - Bestuurder ZGR (Zorggroep Raalte) - Lid en vice-voorzitter Raad van Toezicht Meander Medisch Centrum - Lid Transformation Board Salland United (Zvw en WMO) |
| Mevrouw prof. dr. E.J. Finnema | 1-1-2018 | - Hoogleraar verplegingswetenschap en onderwijs UMC Groningen - Lector NHL Stenden en Hanzehogeschool - Chief nursing officer ministerie van VWS |
| De heer ir. B.N. Goeree, RC | 1-5-2023 | - Directeur Synaeda - Lid raad van toezicht / auditcommissie Coöperatie Boer en Zorg - Hoofddocent Information Technology & Data Analytics Rijksuniversiteit Groningen |
| Mevrouw E. van Reijmersdal-Pelgröm, MA | 1-5-2023 | - Directeur Hersenz Coöperatie U.A. - Lid Medezeggenschapsraad Scholengemeenschap Stad & Esch, Meppel |
Deskundigheidsbevordering en deskundigheidsontwikkeling
De leden van de RvT verdiepen zich in de ontwikkelingen op het gebied van de zorg om zo hun toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te vullen. Ze zijn allen lid van de NVTZ, de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg.
Alle activiteiten die in het kader van deskundigheidsbevordering zijn ondernomen door de leden van de RvT in 2023 worden aan de NVTZ vermeld en gepubliceerd op de NVTZ-website.
Werving, selectie en benoeming RvT
De werving en selectieprocedure voor de werving van twee nieuwe RvT-leden per 1 mei 2023 is succesvol afgerond. De CBR, CVR en OR hebben een positief advies uitgebracht op de profielen en later ook positief geadviseerd op de benoeming van de twee voorgedragen kandidaten.
In 2024 treden opnieuw twee RvT-leden af, te weten de heer H. (Henk) Schoep per 1 mei 2024 (regulier) en mevrouw L. (Loes) Kater treedt af per 1 april 2024, omdat haar nieuwe hoofdfunctie niet verenigbaar is met haar lidmaatschap van de RvT bij Vanboeijen. Door deze mutaties ontstaan er in 2024 een tweetal vacatures binnen de RvT. Eén vacature voor een toezichthouder met een bestuurlijk profiel, benoeming per uiterlijk 1 mei 2024. En één vacature voor een toezichthouder met een financieel profiel, benoeming per 1 oktober 2024. De openbare wervingsprocedure voor een tweetal nieuwe toezichthouders wordt begin 2024 opgestart.
Formele vergaderingen en overleg medezeggenschapsorganen
De RvT heeft 6 keer regulier vergaderd met de RvB. Alle onderwerpen zoals vastgelegd in de statuten en reglementen van Vanboeijen zijn in deze vergaderingen aan de orde geweest. Ook is er verschillende malen over organisatiebrede thema’s gesproken, in het bijzonder over het door de RvB opgestelde veranderplan en uitvoeringsplan. Daarnaast vond er maandelijks informeel overleg plaats tussen de RvB en de voorzitter van de RvT.
Een afvaardiging van de RvT heeft het afgelopen jaar 2 keer een formele overlegvergadering van de CBR met de RvB bijgewoond en tweemaal een formele overlegvergadering met de OR.
Dit jaar heeft een afvaardiging van de RvT éénmaal op verzoek van de CVR zonder aanwezigheid van de RvB met de CVR gesproken. Tijdens de vier achterbanbijeenkomsten van de CVR was een RvT-lid aanwezig.
Een afvaardiging van de RvT heeft dit jaar tweemaal het strategisch overleg van de RvB met een afvaardiging van de gremia bijgewoond.
Toezicht op strategie en prestaties en interne beheersing en controlesystemen
De RvB heeft de RvT tijdens de vergaderingen en waar nodig tussendoor, geïnformeerd over alle voor de RvT belangrijke zaken, zodat de RvT zijn toezichthoudende rol zo goed mogelijk kan vervullen. Bij mogelijke risico’s is de RvT tussentijds door de RvB geïnformeerd.
Informatiebronnen
De RvT ontvangt conform de statuten, reglementen en het informatieprotocol, alle relevante notities, brieven, beleidsvoorstellen en plannen van Vanboeijen.
De RvB informeert de RvT schriftelijk over voor hen belangrijke zaken en de RvT ontvangt ieder kwartaal van de RvB een integrale kwartaalrapportage.
De werkbezoeken van de RvT en het miniatuurbezoek van de commissie kwaliteit en veiligheid vormen daarnaast een belangrijke bron van informatie voor de RvT.
Ingestelde commissies
De RvT werkt met drie commissies: de remuneratiecommissie, de auditcommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid.
- De remuneratiecommissie is 1 keer bijeengekomen.
- De auditcommissie is 6 keer bijeengekomen.
- De commissie kwaliteit en veiligheid is 4 keer bijeengekomen.
Borging onafhankelijkheid en voorkomen van belangenverstrengeling
De toezichthouders vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn met de belangen van Vanboeijen. De onafhankelijkheid van de leden is geborgd zodat zij zonder last of ruggespraak kunnen functioneren.
Jaarlijkse evaluatie
Eenmaal per jaar evalueert de RvT zijn eigen functioneren. In 2023 heeft deze zelfevaluatie op 8 november 2023 plaatsgevonden, deels in aanwezigheid van de RvB en de bestuurssecretaris.
Goedkeuring
De RvT heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de RvB:
- De jaarrekening en het jaardocument 2022.
- De samenwerkingsovereenkomst rondom de complexe zorg met Alliade, Trajectum en De Zijlen.
- Het geactualiseerde vastgestelde vastgoedstatuut 2023.
- Het geactualiseerde vastgestelde treasurystatuut 2023.
- Het veranderplan.
- De begroting 2024.
Vaststelling
De RvT heeft de volgende zaken vastgesteld:
- In 2024 ontstaan er 2 vacatures in de RvT, één vacature met een bestuurlijk profiel per 1 mei 2024 en één vacature met een financieel profiel per 1 oktober 2024.
- De heer J. (Jan) Schaart wordt voorzitter per 1 januari 2024.
- Mevrouw L. (Loes) Kater wordt vicevoorzitter per 1 januari 2024 tot aan haar vertrek per 1 april 2024.
- De profielen voor twee nieuw te werven leden RvT per 1 mei 2023.
- Geactualiseerde reglementen van de RvT commissies (gepubliceerd op de website)
- Nieuwe reglementen voor de RvB en voor de RvT betreffende onkostenvergoeding aannemen van geschenken, vergoedingen en uitnodigingen (gepubliceerd op de website)
- De klasse indeling voor 2023 in klasse IV.
- De bezoldiging van de RvB en honorering RvT voor 2024.
Advies
De RvT heeft de RvB diverse malen geadviseerd, specifiek over het veranderplan. De RvT heeft haar beschouwing gegeven op het Kwaliteitsrapport 2022 en deze beschouwing is als bijlage in het Kwaliteitsrapport 2022 opgenomen.
Werkbezoeken
De leden van de commissie kwaliteit en veiligheid hebben 2 miniatuurbezoeken gebracht op een locatie binnen Vanboeijen zonder aanwezigheid van de RvB. De eerste miniatuur vond plaats op 22 februari 2023 op de Reesthoeve in Meppel, een woonlocatie voor ouderen en mensen met een ernstige meervoudige beperking. De tweede miniatuur vond plaats op 27 september 2023 aan de Kind en Jeugd woonlocatie in Assen. De RvT heeft op 28 juni 2023 een werkbezoek gebracht aan twee woonlocaties voor mensen met een lichte verstandelijke beperking in Kloosterveen. En op 7 november 2023 aan de nieuwe woonlocatie BBL-weg 6 te Assen, een woning voor mensen met een complexe ondersteunings- en begeleidingsvraag.
Een afvaardiging van de RvT was aanwezig bij het Bewonersfeest op 7 juni 2023 en bij het medewerkersfeest op 17 november 2023.
2.4 Centrale bewonersraad
2.5 Centrale verwantenraad
De centrale verwantenraad (CVR) komt op voor de belangen van alle bewoners en cliënten van Vanboeijen. Goede kwaliteit van zorg en medezeggenschap daarbij vanuit het perspectief van de bewoner en cliënt, is het speerpunt voor de CVR.
Samenstelling CVR in 2023
Alle vertegenwoordigers van bewoners en cliënten zijn lid van de CVR. Uit de leden wordt een bestuur gekozen. In het verslagjaar is 1 bestuurslid afgetreden. Fijn was dat 1 nieuwe verwant, Leo Gerrebrands, op de najaarsvergadering is benoemd tot CVR-bestuurslid. Eind 2023 was er nog 1 vacature in het CVR-bestuur. De samenstelling van de CVR was eind 2023 als volgt:
- Gea de Groot (voorzitter)
- Elly van der Meer
- Marita Smelter
- Stieneke Groeneveld
- Jan van der Linden
- Leo Gerrebrands
- Vacature
De CVR wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris Janny Korsaan.
Overleggen
Overleggen CVR
Overleg van het CVR bestuur gebeurt hoofdzakelijk via Teams (in 2023 was dat 12 keer). Afstemming over belangrijke onderwerpen gebeurde ook regelmatig via de mail. Tijdens de Teams overleggen werden o.a. de formele overleggen met de RvB voorbereid.
In november 2023 had de CVR een heidag. Tijdens deze heidag werden de medezeggenschapsregelingen geëvalueerd en heeft de CVR haar speerpunten voor 2024 vastgesteld.
Overlegvergaderingen met de RvB
In 2023 vonden er 6 overlegvergaderingen plaats tussen de CVR en de RvB. Bij deze vergaderingen is ook de bestuurssecretaris aanwezig. En afhankelijk van het onderwerp ook andere medewerkers van Vanboeijen. Voorafgaand aan 4 overlegvergaderingen vond er een overleg plaats over een zorginhoudelijk onderwerp. Tijdens deze formele overleggen stonden o.a. de door de RvB toegestuurde adviezen of instemmingsverzoeken op de agenda. In de tabel hieronder leest u over welke onderwerpen dat ging en wat de reactie van de CVR was.
| Onderwerp | Advies of instemming door CVR |
| Jaarrekening 2022 | Positief advies |
| Nieuwe leden raad van toezicht | Positief advies |
| Sociaal plan bij voorgenomen verhuizing, renovatie, sloop of sluiting van een locatie | Instemming |
| Wastarief persoonsgebonden was | Instemming |
| Begroting 2024 | Positief advies |
Door de CVR werd een ongevraagd advies aan de RvB gegeven over schoonmaak op woonlocaties.We vermelden hier ook de reactie die de CVR heeft gegeven over de analyse onvrijwillige zorg over 2022.
In juli was er een extra bijeenkomst met de RvB. Tijdens deze bijeenkomst stond de evaluatie van de samenwerking tussen de CVR en de RvB centraal. Ook was er een extra overleg in september. Onderwerp van gesprek was toen het concept veranderplan van Vanboeijen.
Drie onderwerpen uit deze overleggen met de RvB nader toegelicht
- De CVR heeft veel tijd geïnvesteerd in het instemmingsverzoek Sociaal Plan. In het Sociaal Plan worden de rechten van bewoners bij een voorgenomen verhuizing, renovatie, sloop of sluiting van een locatie vastgelegd. Verhuizen is meestal heel ingrijpend en gaat met veel emoties van bewoners en verwanten gepaard. De CVR heeft meerdere keren overleg gehad met de RvB over het Sociaal Plan en heeft hierover ook met de CBR gesproken. De CVR en de CBR hebben samen wijzigingen en aanvullingen aangeleverd. Zo vond de CVR het heel belangrijk om in het Sociaal Plan op te nemen dat er op locatie vroegtijdig overleg is met de lokale raad of - als die er niet is - met alle verwanten van die woning. De input van de CVR en de CBR is grotendeels overgenomen door de RvB. De CVR en CBR hebben daarom ook instemming kunnen geven. Lokale raden die te maken krijgen met een wijziging van het woningprofiel met als gevolg een verhuizing van een groep bewoners, kunnen rekenen op de afspraken in het vastgestelde Sociaal Plan. Dit geldt ook voor sluiting van een locatie. Op basis van het Sociaal plan kan de lokale raad in overleg met de zorgmanager een eigen verhuisplan opstellen. Daar heeft de lokale raad dan instemmingsrecht op.
- Ook het onderwerp Wastarieven was een belangrijk onderwerp. De CVR kreeg het verzoek om in te stemmen met een forse tariefverhoging van de waskosten voor privé was / persoonsgebonden was. De CVR vond het erg belangrijk dat er meer keuzemogelijkheden kwamen in het wassen van persoonsgebonden was. Dus niet alles zelf doen òf alles door Vanboeijen laten doen. Dit heeft geresulteerd in 4 keuzemogelijkheden en met een stapsgewijze tariefverhoging in 3 jaar tijd.
- De CVR heeft een aantal malen gesproken over het onderwerp “meer betrekken van het netwerk van bewoners’. Vacatures zijn moeilijk in te vullen, roosters met open diensten, een hoog ziekteverzuim en de inzet van dure ZZP'ers zorgen ervoor dat de kosten stijgen. Ook de lege plekken in verschillende woningen zorgen voor minder inkomsten voor Vanboeijen. Helaas passen de mensen op de wachtlijst voor een plek bij Vanboeijen vaak niet op deze lege plekken. Vanboeijen heeft structurele oplossingen nodig en moet de zorg en ondersteuning anders organiseren. De CVR heeft ervoor gepleit om het netwerk van bewoners niet in te zetten voor gewone werkzaamheden, maar ervoor te zorgen dat medewerkers, verwanten en vertegenwoordigers een team gaan vormen. Door het gezamenlijke doel, namelijk kwaliteit van bestaan voor bewoners/cliënten, ontstaat er dan een fijne manier van samenwerken.
Andere overleggen en ontmoetingen
Contact met medewerkers
Een delegatie van de CVR had verschillende keren een overleg met medewerkers van Vanboeijen over specifieke thema’s.
Financiële commissie
2 bestuursleden hebben namens de CVR zitting in de financiële commissie en hebben structureel overleg met het lid RvB en de manager FCP (Financiën Control en Planning).
Contact met de CBR
De voorzitter van de CVR was 2 keer aanwezig bij een vergadering van de CBR. Contact met de CBR verliep daarnaast via de mail of de coach van de CBR.
Contact met de OR
In het voor- en najaar was er een ontmoeting tussen delegaties van de CVR en de OR. Voorzitters van de CVR en OR hadden daarnaast telefonisch contact over onderwerpen.
Contact met de RvT
Een delegatie van de CVR had in september een gesprek met een delegatie van de RvT. Verschillende RvT-leden waren daarnaast aanwezig op de achterbankomsten van de CVR.
Strategisch overleg
Afvaardigingen van de CVR waren vertegenwoordigd op de strategische overleggen in april en oktober.
Contact met achterban
Achterbanbijeenkomsten
De CVR vindt het belangrijk om goed in contact te zijn met haar achterban, de verwanten en vertegenwoordigers. In 2023 zijn er daarom in het voor- en najaar, in zowel in Assen als in Meppel, achterbanbijeenkomsten georganiseerd, 4 in totaal. Deze voor- en najaarsbijeenkomsten worden ingevuld als achterbanraadpleging. Het doel is om te weten te komen wat de achterban/lokale raden belangrijk vinden, zodat de CVR dit kan meenemen in het overleg met de RvB.
Voorjaarsbijeenkomsten
De voorjaarsbijeenkomsten hadden als thema ‘Thuis en Verhuizen en de rol van medezeggenschap’. De voorzitter heeft een presentatie gegeven over de visie Thuis en Verhuizen. Vanboeijen heeft verteld over haar visie en plannen hierover. Daarna zijn verwanten in kleine groepjes met elkaar in gesprek gegaan over wat er speelt op de woning, de functie van een Sociaal Plan bij verhuizingen en het grote belang van een lokale raad en medezeggenschap in het hele proces.
Najaarsbijeenkomsten
Op de najaarsbijeenkomsten was het centrale thema': ‘Wat is kwaliteit van bestaan en wie moeten/kunnen daarvoor zorgen nu en in de toekomst?’. Ter voorbereiding op deze najaarsbijeenkomst hebben de leden van de CVR medewerkers geïnterviewd over wat voor hen de ‘krenten in de pap’ zijn in hun functie als begeleider in de dagelijkse zorg aan bewoners/cliënten.
Tijdens de bijeenkomsten zijn verwanten in kleine groepjes uiteen gegaan met 3 vragen:
- Wat zijn volgens jou ‘de krenten in de pap’ in het leven van jouw verwant? Waar wordt hij/zij blij van en wat zou een aderlating zijn in het dagelijks leven van je verwant als dit niet meer geboden wordt?
- Welke bijdrage kan en wilt u samen met andere verwanten hierbij leveren om dit te behouden?
- Hoe gaat u hierin de samenwerking zoeken met de woning en medewerkers en wat heeft u van hen nodig?
De CVR heeft de door de verwanten aangedragen antwoorden en aandachtspunten meegenomen. En gebruikt in de overleggen met de RvB.
Andere contactmomenten
De CVR heeft op verschillende manieren gedurende het jaar contact met verwanten/lokale raden. Zo wordt de CVR gebeld en gemaild met vragen en opmerkingen. We plaatsen informatie en blogs op de CVR groep op het intranet van Vanboeijen. Ook verstuurt de CVR regelmatig nieuwsbrieven naar de achterban.
In 2023 heeft de CVR voor het eerst een bijeenkomst met de contactpersonen van de lokale raden georganiseerd. Op deze eerste bijeenkomst werden vooral ervaringen uitgewisseld over de lokale raden. En ook werd gesproken over hoe de CVR meer verwanten kan motiveren tot het oprichten van een lokale raad en tot meer gezamenlijkheid, binding en betrokkenheid bij de locatie.
Tot slot
De CVR dankt alle verwanten, vrijwilligers en medewerkers. Met elkaar zorgen we voor een goede kwaliteit van zorg voor de bewoners en cliënten van Vanboeijen. Dit wordt bijzonder gewaardeerd door de CVR.
2.6 Ondernemingsraad
Terugblik van de ondernemingsraad
De ondernemingsraad wil deze terugblik starten met het uitspreken van waardering voor alle medewerkers die ook dit jaar weer hard gewerkt hebben aan de zorg- en dienstverlening aan de bewoners en cliënten.
Missie
De ondernemingsraad (OR) wil samen met de RvB vanuit ieders rol en verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen medewerkers, organisatie, bewoners en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin zij op professionele wijze kunnen werken en waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat.
Overleg
De afgelopen jaren hebben ons geleerd dat het zeker niet nodig is dat elk overleg fysiek plaats vindt, indien mogelijk vergaderen we om en om via Teams en live.
In 2023 heeft de OR zes maal formeel overlegd met de RvB en de manager HR. Stand van zaken verzuim en stand van zaken organisatieontwikkelingen en stand van zaken financiën waren vaste agendapunten.
Zowel in het voor- als in het najaar vonden strategische bijeenkomsten plaats, waarin RvB, delegaties van de RvT, CVR, CBR en OR bijeen komen. Tijdens de voorjaarsbijeenkomst is gesproken over het uitwerken van kanslijn 5 (samenwerken met het informele netwerk). Tijdens de najaarsbijeenkomst was het gespreksthema ‘Met elkaar richting 2030’.
Het DB+ (dagelijks bestuur èn voorzitters van de OR-commissies) vergaderde 6 maal met de sectormanagers. Doel van het overleg is elkaar wederzijds informeren over lopende onderwerpen op sectorniveau.
De commissie HR en kwaliteit van de OR overlegde een keer per kwartaal met de manager HR over onderdelen van het personeelsbeleid en kwaliteit. Maandelijks werd de commissie door de manager HR informeel bijgepraat. De commissie HR werd door de manager FCP eenmaal per twee maanden bijgepraat over de personele inzet.
De commissie financiën sprak eenmaal per kwartaal met het lid raad van bestuur, verantwoordelijk voor de portefeuille bedrijfsvoering- en de manager FCP over financieel gerelateerde onderwerpen.
De OR werd twee keer per jaar door de transitiemanager en de programmamanager vastgoed bijgepraat over de ontwikkelingen rondom vastgoed.
In april en december sloot een delegatie van de RvT aan bij het formele overleg tussen de RvB en OR. In april was het voornaamste agendapunt ‘Transitie naar een duurzame, toekomstbestendige en betaalbare gehandicaptenzorg’. In december is gesproken over ‘de medewerker op 1’, werken in integrale teams in woon-en werkcirkels.
Achterban
Het grootste deel van de teams heeft een aandachtsfunctionaris OR. Deze persoon vormt in de communicatie de verbinding tussen OR en het team.De OR heeft regelmatig vlogs op intranet geplaatst. Daarin kregen de medewerkers in het kort toegelicht waarmee de OR zich bezig heeft gehouden. Op deze manier hopen we nog meer medewerkers te bereiken en betrekken bij de OR.
In april heeft de OR een klankbordbijeenkomst ‘Denk mee over jouw toekomst in de zorg als professional’ georganiseerd. We staan op een punt in de zorg dat er veranderingen gaan komen. In de toekomst zullen we de zorg anders moeten vormgeven en het werk met minder personeel doen. Als OR willen we graag meedenken over deze veranderingen en hoe we dit als Vanboeijen kunnen gaan aanpakken. Leidraad bij de bijeenkomst waren de volgende gesprekspunten:
1. Betrokken zijn bij je werk.
2. Wat houdt je bezig in je werk.
3. Out of the box denken over personeelstekort.
Aan de hand van een aantal stellingen werd over deze onderwerpen in gesprek gegaan en de uitkomsten heeft de OR meegenomen bij de bespreking van diverse onderwerpen.
De in september geplande vervolgbijeenkomst ging vanwege te weinig aanmeldingen niet door.
Samenstelling
De OR bestaat uit dertien gekozen personen en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.
Samenstelling van de OR in 2023
| T/m 5 oktober 2023 | Vanaf 5 oktober 2023 | |
|---|---|---|
| Alien Veldman | Voorzitter | Voorzitter |
| Debora de Bruin | Lid | Vice voorzitter |
| Lieke van Eeks | Lid | Vice voorzitter |
| Hilda Waninge | Vice voorzitter | |
| Jaap van der Burg | Lid | Lid |
| Jos Schutrups | Lid | Lid |
| Jeanet Slomp | Lid | Lid |
| Hans du Pon | Lid tot 7 april | |
| Willemien van Dijken | Lid | |
| Esther Hofstee | Lid | |
| Klasien van der Klogt | Lid | |
| Harrie Postema | Lid | |
| Mart van der Ark | Lid | |
| Wieneke Hulleman | Lid | |
| Arjen Snijder | Lid | |
| Inge Stevens | Lid | |
| Michelle Veltrop | Lid | |
| Annemarie van Zoeren | Lid | |
| Vacature |
De raad wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris, Marry Wolf.
Eind december 2022 ontstond er een vacature in de OR. Er waren geen opvolgers meer op de reservelijst. Daarom heeft de OR na overleg met de RvB, de achterban en de vakbonden gevraagd in te stemmen met uitstel van de aanvullende verkiezingen. Er kwamen geen bezwaren tegen het voorstel om de zittingsperiode te beëindigen zonder het uitschrijven van aanvullende verkiezingen.
In april gaf Hans du Pon aan te willen stoppen met zijn OR-lidmaatschap.
De aanvullende verkiezingen vinden plaats in april 2024.
Adviesaanvragen
- Formaliseren duurzame samenwerking complexe zorg.
- Organisatiewijziging binnen de afdeling facilitair & vastgoed.
De OR heeft bij de adviesaanvragen een positief advies, hier en daar met aanvullende adviezen, uitgebracht.
Instemmingsverzoeken
- Geactualiseerd beleidsplan BHV.
- Werkkostenregeling.
- RI&E.
- Ontwikkelgesprek.
- Klokkenluidersregeling.
- Instemmingsverzoek aanpassing reiskosten woon-/werkverkeer per 01-01-2024.
De OR heeft, met hier en daar een aantal aanvullende adviezen, die grotendeels zijn over genomen door de RvB, ingestemd met alle instemmingsverzoeken.
Onderwerpen die in 2024 doorlopen
- Rookbeleid.
- Veranderplan / uitvoeringsplan.
- Oprichting professionele adviesraad.
