3. Bedrijfsvoering en financieel beleid

De bedrijfsvoering van Vanboeijen is gebaseerd op een cyclisch beleidsproces. Dit begint met het vaststellen van strategische prioriteiten en speerpunten die in lijn zijn met de meerjarenstrategie, en het opstellen van een kader voor het budget van het komende jaar. De RvB stelt deze kaders vast, in overleg met het managementteam (MT), en er wordt afstemming gezocht met de RvT, OR, CBR en CVR. Op deze manier wordt consensus bereikt over de te nemen maatregelen en de beschikbare financiële middelen in de begroting.

Op basis hiervan worden de budgetten voor zorglocaties en ondersteunende diensten opgesteld. Hierbij wordt de zorgvraag als uitgangspunt genomen, wat via een volumebegroting leidt tot een personeelsbegroting. De definitieve begroting wordt vastgesteld door de RvB en goedgekeurd door de RvT. De CBR en CVR geven advies over de begroting, terwijl de OR de begroting ter informatie ontvangt. Na goedkeuring van de begroting wordt het jaarlijkse rapportageproces opgezet, waarbij de voortgang van gestelde doelen periodiek wordt gemonitord met behulp van een business intelligence (BI)-tool om de actualiteit goed te kunnen volgen. Kwartaalrapportages en uiteindelijk een jaarverslag worden opgesteld met een integraal karakter. Binnen Vanboeijen groeit de aandacht voor het prospectieve karakter van deze cyclus, onder meer door het opstellen van prognoses. In 2024 wordt rolling forecasting verder ingevoerd.

Vanboeijen blijft voortdurend gericht op risicomanagement, zowel in de primaire als ondersteunende processen. Het uitgangspunt is om de verantwoordelijkheid voor zorg en bedrijfsvoering laag in de organisatie te leggen, binnen duidelijke kaders. Dit vereist een bewustzijn van risico's en een focus op kwaliteit van elke medewerker. De organisatie is ingericht volgens het principe van voortdurende verbetering. Actuele risico's worden geïdentificeerd en besproken op locatieniveau, in managementvergaderingen, binnen de RvB en in overleggen met de RvT. Er wordt nadruk gelegd op transparante verantwoording aan externe belanghebbenden. Vroegtijdige communicatie over risico's maakt tijdige bijsturing mogelijk.

De belangrijkste risico's voor Vanboeijen zijn inherent aan het primaire zorgproces, de eisen vanuit zorgfinanciering en overheidsregelgeving, de continuïteit van zorgverlening gezien de arbeidsmarkt en digitale veiligheid. Er wordt geïnvesteerd om deze risico's te beheersen, waarbij wordt gekeken naar de verhouding tussen dekking en mogelijke gevolgschade voor bedrijfscontinuïteit. Interne processen worden hierop afgestemd en indien nodig wordt externe expertise ingehuurd.

Bewust van het risico op fraude door zowel interne als externe partijen, implementeert Vanboeijen preventieve maatregelen. De interne gedragscode voor medewerkers (beschikbaar via intranet) wordt gehandhaafd, en identiteit en referenties worden gecontroleerd bij aanwerving. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is verplicht voor alle medewerkers, inclusief ingehuurd personeel. Een klokkenluidersregeling is van kracht. Bij het inzetten van externe partijen wordt betrouwbaarheid getoetst. Interne processen en controlesystemen zijn gericht op preventie en vroegtijdige detectie van afwijkingen.

Externe risicobeoordeling vindt op verschillende niveaus plaats, o.a. door jaarlijkse controles door accountants en beoordelingen door externe instanties.  Ook het WfZ verricht jaarlijks een herbeoordeling om te bezien of het lidmaatschap van Vanboeijen kan worden gecontinueerd. Opvolging van bevindingen wordt adequaat uitgevoerd.

Veranderingen in zorgfinanciering en regelgeving vormen een continu risico, waarvoor ondersteunende processen en systemen worden aangepast. Innovatief denken en handelen zijn noodzakelijk om te kunnen inspelen op veranderende behoeften van bewoners, cliënten en hun familie.

Het actueel houden van een meerjarenstrategie is, gegeven de veranderingen in de arbeidsmarkt en de zorgvraag, voor Vanboeijen van groot belang en maakt onderdeel uit van het risicomanagement.  De continuïteit van zorg aan de bewoners en cliënten, de relatie met ouders en verwanten en externe stakeholders en het gezond houden van de eigen organisatie zijn de belangrijkste doelen in dit kader van de meerjarenstrategie.

We nemen doorlopend maatregelen om een digitaal veilige organisatie te zijn en te blijven en bereiden ons voor op de toekomst. Cybersecurity is voor ons een belangrijk thema waarin we de komende jaren extra investeren om te kunnen voldoen aan de eisen die daaraan worden gesteld. In 2023 hebben wij het proces van NEN 7510-certificering ingezet en daarmee zetten wij een belangrijke stap vooruit in digitale veiligheid.

Het financiële beleid van Vanboeijen heeft als doel om binnen de wettelijke kaders van de Wlz, Wmo en JW een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te bereiken, is het jaarlijks noodzakelijk om een positief resultaat en daarmee toevoeging aan de algemene reserves te realiseren. Dit stelt Vanboeijen in staat om eigen vermogen op te bouwen, te investeren, te innoveren en eventuele tegenvallers op te vangen.

Dankzij afspraken met haar bankfinanciers beschikt Vanboeijen in de komende jaren over voldoende liquiditeit voor geplande uitgaven en heeft zij tevens een buffer voor het opvangen van mogelijke risico's en onzekerheden. Desalniettemin worden er vanwege de druk op de liquiditeitsontwikkeling  acties ondernomen om de liquiditeitspositie verder te versterken.

Vanboeijen heeft een koers uitgestippeld om de belangrijkste ratio's zoals solvabiliteit, DSCR en EBITDA te verbeteren. Voor de solvabiliteit (het eigen vermogen als percentage van het totale balanstotaal) wordt een solvabiliteitsdoel van tenminste 25% nagestreefd. Belangrijke stakeholders, zoals het WfZ en financiële partners, beschouwen dit niveau van solvabiliteit als richtlijn. Er is een treasurycommissie actief om sturing te geven aan het treasurybeheer, met name met het oog op vastgoedinvesteringen.

Ten aanzien van het gebruik van financiële instrumenten door Vanboeijen en voor zover zulks van betekenis is voor de beoordeling van zijn activa, passiva, financiële toestand en resultaat, worden de doelstellingen en het beleid van Vanboeijen inzake risicobeheer vermeld. Daarbij wordt aandacht besteed aan het beleid inzake de afdekking van risico’s verbonden aan alle belangrijke soorten voorgenomen transacties. Voorts wordt aandacht besteed aan de door Vanboeijen gelopen prijs-, krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s.

De goedgekeurde begroting voor 2023 voorzag een resultaat van € 2,2 mln negatief, als gevolg van de ten opzichte van 2022 sterk gestegen energiekosten. Het werkelijke resultaat voor 2023 bedraagt € 2,9 mln negatief en is daarmee lager dan begroot. Dit verschil is de resultante van extra kosten door de inzet van PNIL, mede als gevolg van een hoger dan begroot ziekteverzuim en het effect van arbeidsmarktkrapte.
Extern personeel werd vaak ingeschakeld om ondanks het ziekteverzuim de continuïteit van de zorg te waarborgen, wat resulteerde in hogere kosten per voltijds equivalent (fte). Het gemiddelde ziekteverzuim in 2023 bedroeg 10,2%, vergeleken met 10,5% in 2022, terwijl de begroting voor 2023 uit ging van een totaal van 8,5%. Tegenover de extra kosten staan besparingen op materiële kosten en extra inkomsten, waardoor het uiteindelijke resultaat over 2023 €0,7 mln negatief afwijkt van de begroting 2023. 

In 2023 was geen compensatie voor corona-gerelateerde kosten meer beschikbaar. In 2020-2022 werd hiermee een deel van het ziekteverzuim vergoed.

Het negatieve resultaat in zowel begroting als exploitatie bevat een effect door een fors gestegen energieprijs. Vanboeijen heeft met succes een energiebesparing weten te realiseren maar hield per saldo wel een fors hogere kostenpost voor energie.

Het bezettingspercentage in 2023 bleef stabiel op 96%, enigszins lager dan 2022. Vanboeijen streeft naar een verbetering van de bezettingsgraad.

De balans van Vanboeijen toont het effect van het negatieve resultaat, ondanks actieve sturing op een positieve balansontwikkeling. Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2023, in vergelijking met 2022 en 2021, de volgende ratio’s:

Vanboeijen heeft in 2023 gewerkt volgens haar strategische koers ‘Wij zijn Vanboeijen 2022–2024’. Deze strategische koers geeft aan wat de speerpunten zijn voor de komende jaren en hoe we ‘Goed leven - Mooi werk - Met elkaar’ in de jaren voor ons willen ontwikkelen.

Bij de financiële beoordeling van Vanboeijen door externe stakeholders wordt met name gelet op de meerjarige ontwikkeling van de solvabiliteit en de kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang om de komende jaren een stabiele ontwikkeling van de exploitatie te laten zien. Een adequate financiering van complexe zorg (VG7) en meerzorg spelen hierbij een belangrijke rol. Een oplossing hiervoor laat al jaren op zich wachten. Het actuele kostenonderzoek van de NZa zou met ingang van 2025 een oplossing moeten bieden. Het zorgkantoor is Vanboeijen, ter overbrugging tot een structurele oplossing, incidenteel tegemoetgekomen. Voor een stabiele en positieve zorgexploitatie is echter een structurele oplossing noodzakelijk. In 2024 wordt op basis van het opgestelde veranderplan en daaraan gekoppelde uitvoeringsplan in lijn met de sluitende begroting 2024 aanhoudend en intensief gewerkt aan een verdere verbetering van de bedrijfsvoering van zorglocaties. De beheersing van het ziekteverzuim en de kosten van PNIL zijn hierin een speerpunt. Intern werkt het management dan ook aan het ombuigen van dit resultaat met vier resultaatgebieden: een verbeterde bed- en stoelbezetting, personele inzet op de norm, verlagen inzet PNIL en tegelijk het terugdringen van ziekteverzuim. Er vindt een adequate en kort cyclische monitoring en bijsturing plaats op de uitvoering van de kritische prestatie-indicatoren ingezette uren, cliëntbezetting en ziekteverzuim, naast ook meer inhoudelijke KPI’s op kwaliteitsgebied.

Er wordt gebruik gemaakt van een meerjarenbegroting, welke jaarlijks wordt geactualiseerd, en van een 18-maands voortschrijdende liquiditeitsprognose.